Quem decide encarar o desafio de empreender já deve saber que um dos fatores mais importante para o sucesso da empresa é a organização financeira. E, para conseguir isso é recomendável usar uma planilha de gestão financeira empresarial.
A gestão de um negócio passa por muitas atividades e questões. Desde acompanhar a concorrência, ir atrás de mão de obra, matéria-prima e um espaço físico, até a abertura de um conta PJ e o controle financeiro do negócio.
Eventualmente, no meio da correria, esse último ponto acaba sendo deixado de lado. No entanto, isso não é muito prudente.
Afinal, como garantir a saúde financeira da sua empresa se você não está acompanhando de perto o que acontece com o dinheiro.
Ter visibilidade do que entra e sai do caixa, quais são os bens ou dívidas da empresa, é o que possibilita que você tome decisões mais assertivas e mantenha o crescimento.
Se você ainda não tem uma planilha financeira empresarial, não precisa se preocupar. Nesse artigo vamos te contar tudo o que é preciso para montar o seu controle financeiro.
O que é uma planilha financeira empresarial?
Essa planilha é uma ferramenta para fazer uma eficiente gestão das finanças do seu negócio. Nesse documento você irá fazer o acompanhamento do fluxo de caixa da sua empresa diariamente.
E, com isso, ter maior visibilidade do que está dando certo e o que precisa ser ajustado.
Essas informações são fundamentais na hora de elaborar o planejamento estratégico da empresa e também para conseguir tomar decisões e mudar o rumo quando é necessário usar uma estratégia diferente.
Por que usar uma planilha financeira empresarial?
Você já sabe o que é essa planilha e para que serve. Mas, deve estar se perguntando quais são, na prática, os benefícios de investir tempo no controle financeiro.
Separamos abaixo três motivos para você organizar as finanças do seu negócio:
Maior previsibilidade
O primeiro ponto é um pouco do que já citamos acima. Enxergar a situação financeira da sua empresa como um todo e em detalhe te ajuda a prever o que pode acontecer. E, com isso, antecipar estratégias para resolver os problemas que podem surgir.
Por exemplo, se você está percebendo uma queda constante nas vendas é possível que esteja havendo algum problema interno ou no mercado. Com essa informação você será capaz de pensar maneiras de impulsionar as vendas nos próximos meses, se baseando nas informações.
Melhor gestão de crises
O mesmo se aplica quando a empresa já está passando por uma situação difícil. Quem tem visão clara do financeiro da empresa, sabe melhor onde é preciso mexer para resolver ou amenizar a questão.
Menos problemas de fluxo de caixa
Principalmente em micro e pequenas empresas esse é um ponto crucial. Saber quando entra e sai dinheiro do caixa permite uma melhor organização dos prazos de recebimento e pagamento.
Assim, você já sabe quais são as melhores datas de pagamento e evita que o caixa fique no vermelho.
Como usar uma planilha financeira empresarial?
Uma grande vantagem da internet é que, ao invés de montar a sua tabela financeira empresarial do zero, é possível fazer download de planilha gratuita para usar.
Com esse documento em mãos é hora de preencher as informações necessárias. Abaixo, listamos tudo que será preciso fazer para concluir esse controle.
1) Aponte todas as entradas e saídas
O primeiro passo é documentar e acompanhar o fluxo de caixa da sua empresa. Adicione na planilha todas as despesas e receitas. Nesse passo é importante descrever brevemente e classificar as despesas. Além disso, coloque todas as entradas, descrevendo as fontes de receita.
Adicione as datas de recebimento e pagamento e as previsões também possibilitará maior previsibilidade.
2) Defina os orçamentos de cada área
Tendo todas as informações financeiras em mãos fica muito mais fácil visualizar a saúde financeira da companhia. Também será mais fácil identificar o volume de gasto para cada área da empresa.
E, com isso, você poderá definir os orçamentos separadamente e combinar com os gestores de cada setor suas metas de orçamento.
3) Faça projeções
O próximo passo está mais relacionado a pensar no futuro. Não precisa ser muito longe, mas é preciso ter projeções para os próximos meses de faturamento.
Para fazer isso, você pode olhar para os meses anteriores e para o orçamento do próximo período. Isso, junto com uma boa visão da demanda do mercado por seus produtos ou serviços, te dará instrumentos para projetar o faturamento até o fim do ano.
4) Prepare-se para possíveis crises
Mesmo com todas as informações em mãos, finanças organizadas e uma projeção realista, é sempre possível que algo saia do planejado. Crises econômicas, falta de matéria-prima, greves, são diversos os fatores que podem afetar uma empresa.
Sabendo disso, é sempre importante se preparar para momentos de crise. A planilha financeira empresarial também pode ajudar muito com isso. Ter uma organização financeira permite que você esteja pronto para fazer cortes de gastos ou mudar o planejamento caso seja necessário.
Acompanhar de perto as movimentações do mercado em que a sua empresa atua também é fundamental para estar pronto para possíveis crises.
5) Tenha um fundo de emergência
Uma forma prática de se preparar para crises é ter um fundo de emergência. No início de um negócio pode ser difícil separar uma parte do dinheiro para o fundo de emergência.
A planilha financeira empresarial também te dará visão do quanto é possível guardar por mês ou trimestres nesse fundo. Assim, no caso de crises mais graves, que afetem o caixa da empresa, será possível utilizar esse saldo para suprir as contas mais essenciais e manter a empresa funcionando.
Esse fundo também pode ser ocasionalmente utilizado quando é preciso fazer algum investimento imprevisto. Por exemplo, se é preciso adquirir algum equipamento para aumentar a produtividade, mas não é possível encaixar o valor no caixa da empresa.
6) Crie uma rotina de acompanhamento da planilha
Por último, mas também muito importante, é manter um acompanhamento próximo da planilha financeira empresarial. Ter uma rotina de preenchimento diária ou semanal é fundamental para ter todas as informações importantes em mãos.
Esse documento irá guiar todas as tomadas de decisão e elaboração do planejamento financeiro dos próximos meses e anos. Por isso, é fundamental não só preencher mas analisar os dados dessa planilha.